Giấy tờ cần giữ hàng chục năm, và trong khí hậu nóng ẩm thì thời gian đó là thử thách thật.
Ba mối nguy
Ẩm. Gây mốc, làm giấy dính vào nhau, làm mực nhoè. Đây là mối nguy lớn nhất.
Mối và côn trùng. Giấy là thức ăn của chúng. Một tổ mối có thể ăn hết cả tập hồ sơ.
Ánh sáng. Làm mực phai và giấy giòn dần. Tác động chậm nên ít ai để ý.
Chọn chỗ cất
Khô, thoáng, tối.
Không sát nền — nền là nơi ẩm nhất và cũng là nơi ngập trước nếu có sự cố nước.
Không sát tường ngoài — tường ngoài thấm ẩm nhiều hơn tường trong.
Không đặt dưới đường ống nước hoặc dưới điều hoà.
Về việc bọc ni lông
Cần cẩn thận. Nếu giấy còn ẩm khi bọc thì hơi ẩm bị giữ lại bên trong và gây mốc — tệ hơn không bọc.
Bọc chỉ có ích khi giấy đã khô hẳn.
Gói hút ẩm
Có tác dụng trong không gian kín. Nhưng chúng bão hoà sau một thời gian và khi đó không còn hút được nữa.
Nên thay hoặc sấy lại định kỳ. Nhiều loại có chỉ thị đổi màu khi đã bão hoà.
Chống mối
Không kê tủ hồ sơ sát nền đất. Giữ khu vực xung quanh khô và thoáng.
Kiểm định kỳ mặt sau và gầm tủ — mối thường bắt đầu ở chỗ khuất.
Cách chắc chắn nhất
Có bản lưu ở dạng số. Giấy dù giữ khéo tới đâu vẫn có thể mất vì cháy, ngập, hoặc thất lạc khi chuyển nhà.
Bản lưu số không thay được bản chính nhưng nó bảo đảm thông tin không mất.
Kiểm định kỳ
Mỗi năm mở tủ hồ sơ ra xem một lần. Phát hiện ẩm hoặc mối sớm thì cứu được; để tới lúc cần dùng mới mở ra thì thường đã muộn.
Hỏi đáp nhanh
Ba mối nguy với giấy tờ lưu lâu là gì?
Ẩm gây mốc và dính giấy, mối và côn trùng ăn giấy, và ánh sáng làm mực phai cùng giấy giòn.
Chỗ cất nên có điều kiện gì?
Khô, thoáng, tối, và cách xa nguồn nước. Không sát nền, không sát tường ngoài, không dưới đường ống nước.
Có nên bọc giấy tờ trong túi ni lông không?
Cẩn thận — nếu giấy còn ẩm khi bọc thì hơi ẩm bị giữ lại và gây mốc. Bọc chỉ có ích khi giấy đã khô hẳn và môi trường xung quanh ổn định.
Gói hút ẩm có tác dụng không?
Có, trong không gian kín và với lượng phù hợp. Nhưng chúng bão hoà sau một thời gian nên phải thay hoặc sấy lại định kỳ.
