Bản chụp không thay được bản chính trong hầu hết thủ tục. Nhưng nó có giá trị riêng, và giá trị đó chỉ hiện ra khi có sự cố.
Bản chụp dùng để làm gì
Khi bản chính mất, bản chụp cho biết chính xác mình đã có những gì, số hiệu là bao nhiêu, cấp ngày nào, ở đâu.
Đây là thông tin cần cho thủ tục cấp lại, và không có nó thì việc cấp lại khó hơn nhiều.
Nó cũng có ích khi cần điền biểu mẫu mà không muốn lấy bản chính ra khỏi chỗ cất.
Giữ ở đâu
Ở chỗ khác với bản chính.
Nguyên tắc: một sự cố không được làm mất cả hai. Cất bản chụp ngay cạnh bản chính thì cháy hoặc ngập là mất hết.
Bản lưu ở dạng số
Tiện và không tốn chỗ. Nhưng nên có ít nhất hai nơi lưu — một trên máy và một ở nơi khác.
Thiết bị hỏng, mất, hoặc bị lỗi là chuyện xảy ra, và khi đó bản lưu duy nhất cũng mất theo.
Lưu ý bảo mật
Ảnh giấy tờ tuỳ thân là thứ bị lợi dụng nhiều — để mở tài khoản, để đăng ký dịch vụ, để giả mạo.
Nên đặt mật khẩu cho thư mục chứa chúng.
Và cẩn thận khi gửi qua tin nhắn — tin nhắn tồn tại trên nhiều thiết bị và nhiều bản sao lưu.
Bản sao có chứng thực
Khác bản chụp: được cơ quan có thẩm quyền xác nhận là đúng với bản chính, nên dùng được cho nhiều thủ tục.
Với những giấy tờ hay phải nộp, chuẩn bị sẵn vài bản có chứng thực tiết kiệm được nhiều lượt đi lại.
Lưu ý: một số thủ tục yêu cầu bản chứng thực trong thời hạn nhất định.
Việc nên làm một lần
Dành một buổi chụp toàn bộ giấy tờ quan trọng của cả nhà, đặt tên tệp rõ ràng, lưu ở hai nơi.
Sau đó chỉ cần bổ sung khi có giấy tờ mới.
Hỏi đáp nhanh
Vì sao cần giữ bản chụp?
Vì khi bản chính mất, bản chụp giúp biết chính xác mình đã có những gì và các thông tin trên đó — điều rất cần khi làm thủ tục cấp lại.
Nên giữ bản chụp ở đâu?
Ở chỗ khác với bản chính, để một sự cố không mất cả hai. Và nếu lưu ở dạng số thì nên có ít nhất hai nơi lưu.
Lưu ý bảo mật là gì?
Ảnh giấy tờ tuỳ thân lưu trên máy hoặc gửi qua tin nhắn đều có rủi ro. Nên đặt mật khẩu cho thư mục chứa chúng và không gửi cho ai khi chưa chắc chắn.
Bản sao có chứng thực khác bản chụp thế nào?
Bản sao có chứng thực được cơ quan có thẩm quyền xác nhận là đúng với bản chính, nên dùng được cho nhiều thủ tục. Bản chụp thường chỉ để tham khảo.
