Đây là cách mất dữ liệu ít ai lường trước: tệp vẫn còn nguyên vẹn nhưng không có gì mở được nó.
Vấn đề
Phần mềm thay đổi. Công ty ngừng sản phẩm. Định dạng cũ không còn được hỗ trợ.
Sau mười lăm hai mươi năm, một tệp ở định dạng riêng của một phần mềm nhỏ có thể không mở được nữa.
Định dạng nên dùng cho lưu trữ lâu dài
Ảnh. Các định dạng thông dụng mà mọi thiết bị đều đọc được.
Văn bản. Định dạng thuần văn bản là bền nhất — nó đọc được bằng bất cứ thứ gì. Với tài liệu có định dạng thì chọn định dạng tài liệu phổ biến.
Dữ liệu bảng. Định dạng văn bản có phân tách bền hơn định dạng riêng của phần mềm bảng tính.
Nguyên tắc chung
Càng phổ biến càng bền. Định dạng mà hàng tỷ tệp đang dùng thì sẽ còn được hỗ trợ rất lâu.
Định dạng riêng của một sản phẩm cụ thể thì phụ thuộc vào sản phẩm đó.
Cách phòng
Với tài liệu quan trọng, lưu thêm một bản ở định dạng phổ thông bên cạnh bản gốc.
Bản gốc để chỉnh sửa tiếp; bản phổ thông để bảo đảm đọc được lâu dài.
Tốn thêm chút dung lượng, nhưng dung lượng thì rẻ.
Về nén và mã hoá
Tệp nén hoặc mã hoá có thêm một tầng phụ thuộc — cần đúng phần mềm và đúng khoá để mở.
Với lưu trữ rất lâu dài thì cân nhắc: mất mật khẩu là mất dữ liệu, và không có cách nào lấy lại.
Kiểm định kỳ
Vài năm một lần, mở thử vài tệp cũ trong kho lưu.
Phát hiện sớm rằng một định dạng không mở được nữa thì còn kịp chuyển đổi sang định dạng khác.
Hỏi đáp nhanh
Vì sao định dạng tệp quan trọng với lưu trữ lâu dài?
Vì định dạng ít phổ biến có thể không còn phần mềm nào mở được sau nhiều năm. Dữ liệu còn nguyên nhưng không đọc được thì cũng như mất.
Nên chọn định dạng nào?
Định dạng phổ thông và mở — với ảnh thì các định dạng thông dụng, với văn bản thì định dạng thuần văn bản hoặc định dạng tài liệu phổ biến.
Định dạng riêng của một phần mềm có vấn đề gì?
Nó phụ thuộc vào phần mềm đó còn tồn tại và còn hỗ trợ. Nếu công ty đó dừng sản phẩm thì tệp có thể không mở được nữa.
Cách phòng đơn giản nhất là gì?
Với tài liệu quan trọng, lưu thêm một bản ở định dạng phổ thông bên cạnh bản gốc. Tốn thêm chút dung lượng nhưng bảo đảm đọc được lâu dài.
