Ảnh và tài liệu số có một đặc điểm nguy hiểm: chúng biến mất hoàn toàn và ngay lập tức, không hỏng dần như đồ vật để mình kịp nhận ra.
Quy tắc ba bản sao
Nguyên tắc được dùng rộng rãi trong ngành lưu trữ:
- Ba bản sao của dữ liệu quan trọng.
- Trên hai loại thiết bị khác nhau.
- Trong đó một bản ở nơi khác về mặt địa lý.
Lý do của từng vế: ba bản để một bản hỏng vẫn còn hai; hai loại thiết bị vì cùng loại thường hỏng vì cùng nguyên nhân; một bản ở xa để cháy nổ, ngập lụt hay mất trộm không lấy đi tất cả.
Với hộ gia đình, cách làm gọn nhất thường là: máy tính, một ổ cứng ngoài, và một dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
Các cách mất dữ liệu
Hỏng ổ cứng chỉ là một trong nhiều cách, và không phải cách phổ biến nhất.
- Xóa nhầm — rồi phát hiện sau nhiều tháng, khi thùng rác đã dọn.
- Mã độc tống tiền — mã hóa toàn bộ dữ liệu, và mã hóa luôn ổ sao lưu nếu ổ đó đang cắm vào máy.
- Mất thiết bị — rơi điện thoại, mất máy.
- Mất tài khoản — quên mật khẩu, mất số điện thoại nhận mã, tài khoản bị khóa.
- Dịch vụ đóng cửa hoặc đổi chính sách.
Cách thứ hai giải thích vì sao nên có một bản sao không cắm thường trực vào máy.
Bản sao phải kiểm được
Đây là phần hay bị bỏ qua nhất và cũng gây thiệt hại nhiều nhất.
Nhiều người có ổ sao lưu chạy đều đặn nhiều năm, tới lúc cần mới biết nó đã ngừng chạy từ lâu, hoặc chép thiếu, hoặc file bị lỗi.
Việc nên làm: mỗi vài tháng, mở thử vài file từ bản sao lưu. Không cần khôi phục toàn bộ — chỉ mở vài ảnh và vài tài liệu là đủ biết bản sao còn sống.
Sắp xếp để mười năm sau còn tìm được
Dữ liệu còn nguyên mà không tìm ra thì cũng như mất. Ba thói quen đơn giản:
- Thư mục theo năm, rồi theo sự kiện. Dạng "2026 / 03 - Tết ở quê" đủ dùng và không mất công.
- Đặt tên file có nghĩa cho tài liệu quan trọng, thay vì để nguyên tên máy tự sinh.
- Dọn ngay khi đổ vào máy — mỗi lần chuyển ảnh từ điện thoại sang, xóa ngay các ảnh chụp trùng và ảnh mờ. Để dồn vài năm thì không ai dọn nữa.
Ảnh giấy cũ
Ảnh in trên giấy phai màu dần, và ở khí hậu ẩm còn dễ mốc và dính vào nhau khi để trong album có màng nhựa.
Việc đáng làm sớm là quét lại. Ưu tiên các tấm cũ nhất và các tấm có người đã mất — đó là những tấm không có bản thứ hai ở đâu cả.
Khi quét, nên ghi lại luôn thông tin đi kèm: ai trong ảnh, chụp ở đâu, khoảng năm nào. Người còn nhớ những điều đó sẽ không còn mãi, và một tấm ảnh không ai biết là ai thì giá trị giảm đi rất nhiều.
Hỏi đáp nhanh
Quy tắc ba bản sao là gì?
Ba bản sao của dữ liệu quan trọng, trên hai loại thiết bị khác nhau, trong đó một bản ở nơi khác về mặt địa lý. Ba bản để một bản hỏng vẫn còn hai; hai loại thiết bị vì cùng loại thường hỏng vì cùng nguyên nhân; một bản ở xa để cháy nổ hay ngập lụt không lấy đi tất cả.
Vì sao phải kiểm tra bản sao lưu?
Vì rất nhiều người có ổ sao lưu chạy đều đặn nhiều năm, tới lúc cần mới biết nó đã ngừng từ lâu hoặc chép thiếu. Mỗi vài tháng nên mở thử vài file từ bản sao — không cần khôi phục toàn bộ.
Vì sao nên có một bản sao không cắm thường trực vào máy?
Vì mã độc tống tiền mã hoá cả ổ sao lưu nếu ổ đó đang cắm vào máy. Một bản để rời là lớp phòng cuối cùng.
Nên quét lại ảnh giấy cũ nào trước?
Các tấm cũ nhất và các tấm có người đã mất — đó là những tấm không có bản thứ hai ở đâu cả. Nên ghi kèm ai trong ảnh, chụp ở đâu, khoảng năm nào.
