Giấy tờ mất tác dụng theo hai cách khác nhau: hỏng đi, hoặc còn nguyên nhưng lúc cần thì không tìm ra. Cách thứ hai xảy ra thường hơn, nên bài này nói cả hai.
Phân nhóm trước
Chia làm ba nhóm, mỗi nhóm giữ một kiểu:
Nhóm 1 — không thay thế được hoặc rất khó làm lại. Sổ đỏ, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng cấp gốc, hợp đồng công chứng, di chúc, sổ bảo hiểm xã hội.
Nhóm 2 — quan trọng nhưng cấp lại được. Căn cước, hộ chiếu, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế.
Nhóm 3 — cần trong một khoảng thời gian rồi thôi. Hóa đơn bảo hành, biên lai thuế, hợp đồng đã thanh lý, giấy tờ y tế.
Nhóm 1 đáng đầu tư chỗ cất tốt. Nhóm 3 chỉ cần một hộp và một lần dọn mỗi năm.
Kẻ thù của giấy
Bốn thứ làm hỏng giấy, xếp theo mức phổ biến ở khí hậu này:
- Ẩm — gây mốc, làm giấy dính vào nhau, làm mực nhòe.
- Côn trùng — mối, gián, con nhậy ăn giấy.
- Ánh sáng — làm giấy ố vàng và mực phai, đặc biệt là ánh nắng.
- Chính vật liệu đi kèm — ghim kim loại gỉ để lại vết, băng dính lâu ngày ngả vàng và ăn vào giấy, túi nhựa mềm loại rẻ có thể dính vào bề mặt.
Cách cất
- Dùng bìa hồ sơ hoặc túi trong loại tốt, đựng trong hộp cứng có nắp.
- Đặt trên cao, không để dưới sàn — sàn là nơi ẩm nhất và cũng là nơi ngập trước khi có sự cố nước.
- Bỏ vài gói hút ẩm vào hộp, thay định kỳ.
- Bỏ ghim kim loại ra, thay bằng kẹp nhựa hoặc để rời trong túi riêng.
- Không ép plastic giấy tờ gốc — nhiều loại giấy tờ mất giá trị pháp lý khi bị ép, và không gỡ ra được.
Để tìm được lúc cần
Đây là phần quan trọng hơn mà ít người làm.
- Một chỗ duy nhất cho nhóm 1. Giấy tờ quan trọng rải ở ba chỗ là công thức để mất.
- Một tờ danh mục đặt trên cùng, liệt kê trong hộp có gì. Cập nhật khi thêm hoặc bớt.
- Cho ít nhất một người thân biết chỗ. Đây là điểm hay bị bỏ qua nhất, và là điểm gây khó khăn lớn nhất khi có việc đột xuất.
Bản sao số
Chụp hoặc quét lại toàn bộ nhóm 1 và nhóm 2, lưu ở ít nhất hai nơi — một trên máy, một trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
Bản sao số không thay được bản gốc về mặt pháp lý. Nhưng nó có ích thật trong ba tình huống: khai đúng số hiệu khi làm thủ tục cấp lại, chứng minh mình từng có giấy đó, và tra thông tin nhanh mà không phải mở hộp.
Lưu ý về bảo mật: ảnh giấy tờ tùy thân là thứ kẻ gian rất muốn có. Đừng gửi qua tin nhắn rồi để đó, và nên đặt mật khẩu cho thư mục chứa chúng.
Hỏi đáp nhanh
Có nên ép plastic giấy tờ gốc không?
Không. Nhiều loại giấy tờ mất giá trị pháp lý khi bị ép, và ép rồi thì không gỡ ra được.
Bản chụp giấy tờ có thay được bản gốc không?
Không thay được về mặt pháp lý. Nhưng nó có ích thật khi cần khai đúng số hiệu lúc làm thủ tục cấp lại, khi cần chứng minh mình từng có giấy đó, và khi cần tra nhanh mà không phải mở hộp.
Vì sao không nên để giấy tờ dưới sàn?
Sàn là nơi ẩm nhất và cũng là nơi ngập trước khi có sự cố nước. Nên đặt trên cao, trong hộp cứng có nắp, kèm vài gói hút ẩm.
Việc gì hay bị bỏ qua nhất khi cất giấy tờ?
Cho ít nhất một người thân biết chỗ cất. Giữ kỹ tới mấy mà không ai biết ở đâu thì lúc có việc đột xuất vẫn không dùng được.
