Phần lớn gia đình giữ giấy tờ theo cách gom hết vào một chỗ. Cách đó dẫn tới việc khi cần thì tìm mãi không ra.
Ba nhóm
Giữ vĩnh viễn. Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ xe, bằng cấp, hồ sơ bảo hiểm xã hội.
Giữ có thời hạn. Hợp đồng còn hiệu lực, chứng từ thuế, hoá đơn của đồ còn bảo hành, hồ sơ y tế của các đợt điều trị.
Bỏ được sau khi dùng xong. Hoá đơn hàng ngày, sao kê cũ, thư quảng cáo, các bản sao dư.
Vì sao phân nhóm quan trọng
Giữ hết mọi thứ thì hồ sơ quá đầy, và khi cần thì phải lục qua hàng trăm tờ không liên quan.
Bỏ nhóm thứ ba làm hai nhóm đầu gọn lại và dễ tìm hẳn.
Cách sắp xếp nhóm một
Một chỗ cố định, khô ráo, tránh xa nguồn nước.
Chia theo người hoặc theo loại, tuỳ cách nào mình dễ nhớ hơn.
Và có bản sao chụp lưu riêng ở chỗ khác.
Với nhóm hai
Ghi thời hạn lên bìa hồ sơ hoặc lên chính tờ giấy. Tới hạn thì rà lại và bỏ những gì không cần nữa.
Một lần mỗi năm là đủ.
Xử lý giấy tờ bỏ đi
Xé hoặc cắt nhỏ phần có thông tin cá nhân trước khi bỏ.
Hoá đơn, sao kê ngân hàng, thư từ tổ chức tín dụng đều chứa thông tin có thể bị lợi dụng — số tài khoản, địa chỉ, thói quen chi tiêu.
Việc nên làm ngay
Dành một buổi phân loại toàn bộ giấy tờ đang có. Sau buổi đó thì việc duy trì rất nhẹ — chỉ cần bỏ đúng chỗ khi có giấy tờ mới.
Hỏi đáp nhanh
Ba nhóm giấy tờ là gì?
Nhóm giữ vĩnh viễn như giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ tài sản, nhóm giữ có thời hạn như hợp đồng và chứng từ thuế, và nhóm bỏ được sau khi đã dùng xong.
Những gì thuộc nhóm giữ vĩnh viễn?
Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bằng cấp, và các giấy tờ về tài sản lớn.
Vì sao cần phân nhóm?
Vì giữ hết mọi thứ thì tủ hồ sơ quá đầy và khi cần thì không tìm ra. Bỏ bớt nhóm thứ ba làm hai nhóm đầu dễ quản lý hơn nhiều.
Giấy tờ bỏ đi nên xử lý thế nào?
Xé hoặc cắt nhỏ phần có thông tin cá nhân trước khi bỏ. Hoá đơn, sao kê và thư ngân hàng đều chứa thông tin có thể bị lợi dụng.
